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智能档案柜 如何利用才能更便捷化

智能档案柜 如何利用才能更便捷化

     智能档案柜的出现,解放了大批量档案室工作人员重复性工作,但是不同的档案柜有着不一样的使用方式,甚至很多人还完全不了解智能化档案柜的用途;那么如何利用才能提高工作效率和便捷化?

      首先建立文件;智能档案柜通常与电脑进行联合工作,因此在建立档案之前,工作人员需要对文件进行详细的分类,从重要文件,到普通文件进行合理的划分管理。借助档案柜电脑功能,在划分区域上做好准备工作,储存时才能一目了然,高效查找文件资料。

 其次标签与条码;无论是普通档案柜还是智能档案柜,标签与条码的标注始终需要,在电脑上可以做控制调整,但是在存储文件上,需要将每份资料打上相应的标签, 比如合同,荣誉奖章等,并给予数字顺序,年份等,这样以来可以有效与电脑储存文件一一对应,保证查阅资料的万无一失。
 最后就是专人专管;当一个人熟悉了工作流程之后,无论是否经过电脑查阅,大概位置和资料信息都已经印在工作人员脑海中,因此专人专管智能档案柜不仅提高了安全保护资料的作用,也是提高工作人员能力的理想方式。您的公司做到以上几点了吗?


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